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第二天

前一天,我们动笔写了一份为期一周的时间表,对时间管理有了亲身体会。现在,我们来学习有关的知识,以便能做得更好。

任何有效的时间管理系统都包含以下五个步骤:

1 明确你的价值观

2 确定你的目标

3 对你的目标按优先级排序

4 明确你的任务

5 对任务按优先级排序

价值观是我们想和做的基本原则,它是进行时间安排的最基本的因素。我们有不同的价值标准,它们形成我们个人特性的基础,也是我们进行时间管理的基础。大多数时候,我们根据自己的价值观采取行动,虽然往往没有意识到这一点。

什么对你而言是最重要的?家庭?工作?金钱?你首先要明确自己需要的是什么,然后才能朝那个方向走。如果你不知道自己的目的地,你很可能会到达别的地方。

上一节练习中的事件可以分为几个类别:

健康——看牙医,洗澡,等等

家庭——给家里打电话,等等

友谊——买礼物,回信,参加聚餐,拜访朋友,等等

爱情——准备烛光晚餐,等等

工作——简报,电视节目,会议,整理材料,考试,等等

金钱——夜间兼职的面试,等等

兴趣——看演唱会,等等

重看一遍你对这些事件的排序,可以清楚地看出你把哪一项放在首位,把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。

目标是我们的需求和愿望——我们想得到什么。它们应该直接源于我们的价值观。否则,我们所做的事将无法满足自己的需要。

目标往往不能由单个行动达到,需要花费相当长的时间,并需要采取若干步骤。

例如,周末有一对矛盾:要么去外地拜访朋友,要么准备星期天的报告。

如果你决定去外地访问朋友,而不为报告做准备,你的目标很可能是:保持友谊,哪怕自己做出某些牺牲。

如果你不去访问朋友,而是准备报告,你的目标很可能是:尽最大努力完成工作。

当然,保持友谊和完成工作都是你的目标。但你对它们的重视程度取决于你的价值观。

把友谊放在前一位的价值观可能是:你对生活的真正满足源于你的家庭和朋友。 把工作放在前一位的价值观可能是:你对生活的真正满足来自于追求卓越。

再如,任务表中还有一对矛盾:星期二和星期三晚上,在公司开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样,舍弃一样。它们分别代表的是工作、金钱和兴趣,对它们如何排序,也完全取决于你的价值观和目标。

一旦明确了自己的价值观和目标,接下来制订日程表的过程就很简单了。

下面是一套时间管理能力的自测题,请为每一项选择最适合你的修饰语:是“总是”,还是“经常”,或是“很少”?

总是 经常 很少

1 我觉得我可以工作得更努力

2 我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时

3 我常常把事情留到最后一分钟才做

4 对我来说,开始一项工作很难

5 我对下一步要做什么不很确定

6 我要开始做某件事之前,要拖延很长时间

7 我不知道我做的是否足够多

8 我在不同的任务之间频繁地换来换去

9 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高

10 我在某些时间的工作效率比在其他时间的高

11 我工作起来没有规律,往往在某件事上花费很多时间后又置之不理

12 我不可能完成我想做的全部事情

13 我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情

14 到这门课程结束之前,我不敢肯定自己是否会坚持到底

15 我工作时没有任何计划

请把你的答案和后面的解释互相对照。

1. 我觉得我可以工作得更努力

你总是觉得你可以做得更好一些吗?如果你总是觉得自己的时间没有发挥最大作用,这说明你的时间管理技巧有问题,你要学会善用时间。

2. 我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时

很多人对自己的工作时间只有个大致的印象:我好象一直在工作。这样是不行的。人们的感觉往往和实际并不相符。研究人员用录像机摄下实验者的工作情况,把统计得到的工作时间与实验者自我感觉的工作时间对照,发现两者之间的差距相当大。如果你对自己的工作时间没有明确的认识,最好花一天至一星期的时间,逐小时记录自己的工作时间,结果说不定会使你大吃一惊。

3. 我常常把事情留到最后一分钟才做

如果总是出现这种情况,有两种可能原因:一是你忽视时间管理,不使用时间表,二是在制订时间表时,没有依照合理的顺序。

4. 对我来说,开始一项工作很难

哪怕订好了计划,要开始做这件工作,仍是件头疼的事——如果常常出现这种情况,那么,症结不在制订计划的环节,而在于“行动”这一环。你要有意识地增强自己的行动意识,并学会一些克服拖延的技巧。

5. 我对下一步要做什么不很确定

如果总是对下一步要做什么不很确定,则是缺乏整体计划的表现。

6. 我要开始做某件事之前,要拖延很长时间

请参见对第4 项的解释

7. 我不知道我做的是否足够多

请参见对第1 项的解释

8. 我在不同的任务之间频繁地换来换去

怎样确定分配给不同任务的时间段长度,是一项重要的技巧,过长或过短都会降低你的效率,你可以通过测试和记录来确定最适合自己的间隔。

9. 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高

没有人能完成排除外界影响,不同的地点对人的工作效率有不同的影响,只不过人们往往没有留意这一点。如果你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率较高,说明你对自己很了解。这有助于你进行时间管理。

10. 我在某些时间的工作效率比在其他时间的高

请参见对第9 项的解释。

11. 我工作起来没有规律,往往在某件事上花费很多时间后又置之不理

这也是缺乏整体计划的表现。

12. 我不可能完成我想做的所有事情

人不可能完成所有想做的事情,在制订时间表时必须有所取舍。但如果连时间表上的事情也总是不能完成,那么不是时间表不切实际,就是执行的过程出现问题。

13. 我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情

先明确价值观,再确定目标,就能容易地为各种事情确定优先级,优先处理重要的事情。如果总是对此感到迷惘,则说明对自己的价值观不很明确,不能清楚地表述自己真正需要的是什么。

14. 到这门课程结束之前,我不敢肯定自己是否会坚持到底如果因为缺乏计划和执行能力,常常不能完成想做的事情,就会对自己失去信心,做任何事情的时候都不知道自己是否会坚持到底。

15. 我工作时没有任何计划

这是你对自己的计划性的评价,请对照上面各项的解释,看你

对自己的评价是否适当。

 

 
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