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第三天

经过两天的学习,你是不是感到自己对时间管理有了更深的了解,管理起时间来更轻松了呢?时间管理的精髓远不止此,今天,我们除了进一步探索价值观对时间管理的影响,还将学习更多内容:任务的类型。

请在脑海中想象一棵大树,树根是你的价值观,树干是你的目标,树的主枝是你的主要任务,树的细枝和叶子是你的次要任务。

你所做的一切应源于你的价值观,它是树根。

你的目标支撑着各种各样的任务,它们都是为实现你的目标服务的。

树的姿态和生长方向由它的主枝表现出来,同样,你通过主要任务来实现你的目标。

树叶为树的生长提供养份,你通过完成各种次要任务,保持你现有的生活。

拿出一张白纸,画出一棵树,如下:

在树根处写上你认为最重要的价值,在树干处写上你的目标,在几个主枝中写上你的主要任务,在叶子和细枝旁写上各种次要任务,完成这幅图。

你可以按照下面的步骤进行:

1.树根。写上你认为最重要的价值。如果你对这一点比较模糊,不能清楚地说出自己最想要的是什么,请试一试这个办法——

重新拿一张纸,写下所有想要的东西,如健康、金钱、幸福的家庭、爱情、事业、自由自在、旅行、安定…… 写完之后,划去你认为最不重要的一项,再在剩下的项目中划去一个最不重要的,一直划下去,直到只剩下一项,它就是你最重视的东西。

2.树干。写上你的人生目标。注意,你的人生目标应与你的价值观是一致的,如果不一致,你写下的树根确实是你最珍视的东西吗?或者,你写下的人生目标真的是你最大的希望吗?

3.主枝。写上几个主要任务。这些主要任务应是直接为你的

目标服务的,实现这些任务有助于达到目标。如果不是这样,请思考是否有必要在这个任务上面投入时间和精力。

4.树叶。写上次要任务。有些次要任务是实现主要任务的手段,有些次要任务用来维持现在的生活。次要任务是不可缺少的,没有树叶的树无法生长,但它们不应占据你的主要精力。

进行时间管理时,这幅图是重要的参考。

面对纷繁复杂的任务,如何才能迅速准确地判断它们对你有多重要,从而对它们进行选择和排序呢?按不同的标准,任务可以分为紧急任务和重要任务、维持任务和发展任务,在此基础上,你就能快速而准确地分辨出哪些是主要任务,哪些是次要任务了。

紧急任务指:如果不能按期完成,它对你或别人的价值会减少甚至消失。

重要任务指:如果它成功地完成,你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高,这项任务的重要程度越高。

紧急任务和重要任务有四种不同的组合:

1. 紧急并且重要的任务

这些任务应具有最高的优先级,应该从现在就开始做。

2. 紧急但不重要的任务

这些任务现在需要时间,但优先级比紧急且重要的任务要低。

3. 重要但不紧急的任务

它们的优先级不是最高的,但应该在你的时间表中占重要位置。

4. 既不紧急又不重要的任务

你真的需要做这些事情吗?

发展任务和维持任务与紧急任务和重要任务是两种不同的分类。

发展任务指:如果成功完成此项任务,你现在的情况会得到改善。例如,你搬进一套更好的住房。

维持任务指:完成这些任务可维持你现在的情况。例如,你每个月缴纳房租和水电费。

发展任务和维持任务有很大区别,发展任务具有如下特点:

·通常由你的目标衍生出来

·可以作为一项挑战

·需要多加考虑

下面是第一天的例子,请先将它们按重要任务和紧急任务的四种组合分类,再按发展任务和维持任务分类,然后把它们按重要程度排序。

对比现在的排序和在第一天的排序,两者有什么区别吗?

第一天的例子

1.你从昨天早晨开始牙疼,想去看医生

2.星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡

3.你有好几个月没有回家,也没有写信或打电话

4.有一份夜间兼职不错,但你必须在星期二或星期三晚上去面试

5.明晚8 点有个电视节目,与你的工作有密切关系

6.明晚有一场演唱会

7.你在图书馆借的书明天到期

8.外地一个朋友邀请你周末去玩,你需要整理行李

9.你要在星期五交计划书之前把它复印一份

10.明天下午2 点到4 点有一个会议

11.你欠某人200 元钱--他明天也将参加那个会议

12.你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座

13.你的上级留下一张便条,要你尽快与他见面

14.你没有干净的内衣,一大堆脏衣服没有洗

15.你想好好洗个澡

16.你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会,预计1小时

17.你身上只有5 块钱,需要取钱

18.大家明天晚上聚餐

19.你错过了星期一的例会,要在下星期一之前复印一份会议记录

20.这个星期有些材料没有整理完,要在下星期一之前整理好

21.你收到一个朋友的信1 个月了,没有回信,也没有打电话给他

22.星期天早上要作一次简报,预计准备简报要花费15个小时,而且只能用业余时间

23.你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐,但家里什么吃的也没有

24.三个星期后,你要参加一次业务考试

相信你在了解任务的分类以后,对划分任务的重要程度会更得心应手。

 
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