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第四天

大家可能会希望有一种通用的时间管理方法,学会以后,无论何人何时何地,都能畅通无阻地运用。不过,可惜的是,并没有通用的时间管理方法,就像买衣服一样,我们得根据自己的特点选择

合适的样式和尺码,有时还得量身定做,不同的人需要采用不同的时间管理方法,有时甚至得自己创造出新方法来。

有的人喜欢列出详细的清单,把时间精确地划分为一小块一小块,严格地按日程表行动;有的人则相反,喜欢把握整体,形象地思考问题,抗拒“机械的”日程表,传统的时间管理方法只会使他们感到不舒服。对于后一种人而言,他们只愿把事情简单地排序,然后设定最后期限,而不愿把它们分割成小块,填入时间表。

无论你属于哪一种,都要找出适合你自己的方法,只有这样,才能保证时间管理是在帮助你组织时间,而不是加重你的负担。你可能需要结合两种风格的管理方法,以便创造出自己的时间管理体系。在继续这节课时,请注重考虑你的需要和偏好,按你的想法修改课程中的建议和方法。

不管你偏好使用哪种风格管理你的时间,下面这几个习惯都会帮助你提高时间管理的效率。

1.积极积级意味着采取主动,而不是坐等别人先行动,然而消极地回应。与主动相反的是被动,被动的人习惯于对周围的事情做出反应,这使他们耗费掉更多时间。想一想,然后写下一些能使你采取主动的具体方法,以便能对你的时间有更多控制权。

2.通盘考虑从你想达到的目标反推出要做的事情,然后详细计划。写下你的目标,然后从目标出发,逐步写出你需要做的事情。估计每一步所需的时间,然后列出整体计划。

3.按顺序做事对任务进行分类,舍弃不需要的任务,然后把剩下的任务排序,以便优先处理紧急和重要的任务。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。

因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。

4.提前准备保持主动的要诀是事先计划,例如每月制订一份计划表,在上面标出重要的日期和繁忙的时间,据此来安排其他的事情。

许多人讨厌日程表,认为它们夺走了自己的自由。按日程表行事的确会降低一定的灵活性,但如果认为日程表把人变成奴隶,那就大错特错了。这种错误源于对自由的误解。

事实上,有几种不同的自由。如果混淆两种类型的自由,就会出现上面所说的误解。

首先,人们提到自由时,往往指的是选择的自由。我们按自己的意愿,做这件事,而不做那件事。反过来讲,一个自由的人不会被迫做出违背意愿的事情。这是一种消极的自由。

第二种更重要的自由,是实现自己、控制自己行为的自由。它是一种积极的自由,因为它通向人的目标。它可以表达为“自由的意愿”,这是更加高级的自由,也就是“成为自己想要成为的人”的自由。

不过,如果只是肤浅地理解这种自由,很可能会认为它和第一种自由是相对的,甚至无自由可言。导致这种想法产生的原因是,现实生活中,为了实现更美好大的目标,我们常常需要放弃当前的欲望。例如,在阳光明媚的星期天上午,你也许很想出去好好地玩一场,不去参加培训班。从第一种意义上来说,你当然可以自由选择是否出去玩。但是,不上课很可能会导致你考试不合格,或者学不到该学的东西。学习能使人获得更大的自由,新知识可以使人更好的完成人生的目标。

所说的这些是为了开阔我们的视野。我们不要把自己限制在“自由”狭窄的定义内:“自由就是想做什么就做什么”。而应把自由看成“完成自己设定的人生目标的能力”。如果不约束和控制自己的行为,使之符合目标,我们就无法达到人生的目标。正是因为如此,日程表非常重要:它使我们能有计划地运用时间,以达到自己最终的目的,实现更高层次的自由。

要写一份日程表,没有固定的方式,只需遵循一些基本原则。

在开始前,找到合适的工具。你可以使用一张纸、日程计划簿或电脑来记录你的日程表。首先,你把一天的时间分为几块,如上班的时间、吃饭的时间、睡觉的时间。然后再具体划分每一块时间。

写日程表时,要现实一点。日程表是帮助你安排时间、达到目标的工具。不要把日程表写成做不到的愿望列表,那样只会使你被自己不切实际的计划挫败并失去信心。

灵活地执行日程表。一般来说,只将时间的50%计划好,其余的50%应当属于灵活时间,用来应对各种打扰和无法预期的事情。实际执行时,事情总会发生这样或那样的变化,使你不得不偏离定好的计划,如果时间表定得过于精确,反而会失去机动性和实用性。

每隔一段时间评估一次日程表。每两个星期,重新审视一遍日程表,看它起了多大作用,是否订得过高或过低,可以怎样改进它。

然后,进行必要的修改。

如果你以前从未好好计划过你的时间,从头开始会有点困难。不过,时间管理和其他事情一样,你做得越多,就会做得越好。关键是要坚持大约30 天,以养成逐日管理时间的习惯,并看到它的效果,增强信心。

你不需要实施课程中提出的每一种方法,就像在超市中购物一样,选择自己喜欢的就可以。你还可以按自己的需要改变、组合某些方法。

用一整天的时间观察你自己,尽可能详细地记录所做的事情、起止时间、效率和自己的感受。

观察自己使用时间的情况时,一定要找出并记住以下几点:

1.你通常用哪些方式浪费时间

2.你在什么情况下效率最高

3.你效率最佳的时间是什么时候要完成某个目标,我们往往反复地计划、实施、修订,形成这样的循环圈:

我们可以从圈中的任何一点进入循环。

下面是一份用于每日计划的表格,每天在固定的时段(如睡觉前)填写,第二天用这份表格提示自己。运用“计划的循环”,坚持一个星期,提高管理时间的能力。今天要做的事

日期:____________________

必须做的事情

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

应该做的事情

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

能够做的事情

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

 

 
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