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第五天

自从第一天动手制订过一份时间计划后,我们已有好几天没进行实战演练了。在这一节中,我们将进行具体的时间管理规划,为自己(而不是练习题中的人物)制订一份完整的时间表。正如前一节所说的,不同的人适合不同的时间管理类型,因此,本节按由粗到细的顺序介绍时间管理的程序,你可以选择适合自己的细化程度。

找出第三节中绘制的树图,以它为参考,开始规划。

你也许会说,我只是想订一个如何应付下个月考试的计划,并不想做出关于整整一生的宏伟计划。整体计划就像一座大厦,各段时间的计划则像大厦中的一间间房子,如果你对整体目标不明确,大厦的框架没有搭好,房间的位置也无法确定。

不愿思考整体计划有两个原因:一是一切都由别人代为设计妥当;二是从来没有考虑过这个问题。一旦你开始考虑,就会发现有必要从大框架开始。例如个人理财学把人生分为几个不同的阶段:

20-30岁是由求知到收益的过渡;30-40岁是储备时期;40-50岁应正视现实,调整财务状况;50-60岁则应为退休做准备;60 岁以后是幸福的晚年。然后再根据每个阶段的特点制订投资的具体策略。

进行时间管理也应如此。只不过划分阶段的标准是你的人生目标,而不用按着上面的样子机械地划分。

尽可能详细地描述你当前所处的阶段,写下来,以便随时提醒自己。这个阶段的目标是什么?你需要完成哪几件主要的事情?它们有期限吗?期限分别是什么时候?你现在的感受如何?等等。

明确阶段目标后,进一步将其细化,对未来的一年进行规划。

进行规划并不意味着把未来的365 天的日程安排得满满当当,而是明确以下问题的答案:

我希望在这一年过去以后得到什么?

除此以外,这一年中还有哪些事情需要我花费时间?

我必须做哪些事情?

这些事情必须在什么时候完成?

这一年中有哪几个关键的任务?

我将怎样根据这些关键任务分配安排时间?

预计有哪些事情会干扰今年计划的执行?(如搬家、生小孩。)

今年的哪一段时期的时间最充裕、压力最小?我准备怎样充分利用这段时间?

今年的哪一段时期的时间最紧张、压力最大?你准备怎样应对?

对这些问题心中有数以后,你就能自如地安排这一年的时间。

下一步,我们就该为这一年写时间规划了。写的时候,请注意下面几点:

1. 首先安排固定项目

首先从工作或上课时间开始。这些时间段通常是事先就固定的。其他的活动必须围绕它们进行。然后安排每天的日常活动,如睡觉和吃饭。把固定的项目安排完以后,你可以看到还剩哪些时间供你支配。注意在项目之间安排休息间隔,例如每工作50 分钟休息10 分钟。

2. 根据你的生物钟安排时间

把重要的任务安排在你效率高、干扰少的时间段。把你的空余时间按你的效率和外界干扰给予不同分值。然后,把优先度高的任务分配到分值较高的时间段。例如,用大块的时间学习新知识。

3.把较大的任务分割成易于控制的小块

.当你面对一个巨大的任务,被它压得喘不过气来的时候,试着把它分成小块,使它易于管理,然后相应地安排你的时间。这样做有几个好处,首先,你明确了完成整个任务的各个步骤,只要循序完成各小块就能成功,畏难情绪会减轻;其次,把一个任务拆分为若干块,可以使你的进度显得更显著,并能多次体会达到目标的喜悦;再次,较小的任务段易于估计时间,从而加强对完成时间的控制。

4. 充分利用零碎时间

从时间表中"剪裁"大块大块的时间后,剩下的边角余料可不能浪费。可以用它复习学过的知识、做一两节操。一个利用小块时间的技巧是:把你不愿做的事情分成小段,然后在做其他事情的间隙每次完成一小片,不知不觉做完讨厌的事情。

5. 为每件事情设定明确的起止时间

这样可以防止项目之间互相干扰,也可以防止你把事情拖到最后一分钟才做。

6.留出充分的休息和娱乐时间

.在制订时间表时,千万不要“虐待”自己。要制订一个切实可行的计划,就应该为生活中真实的你“度身订做”,预留出你需要的休息和娱乐时间,使你保持良好的状态和愉快的心情。否则,执行的时候会不断打乱计划,不但没有节省时间,反而使其他事情也脱离预定轨道。

7.留出机动时间,不要把所有的时间都填满

.为突发事件预留时间。一个填得满满当当的计划表是没有“防震”性能的,稍有意外,整个计划都会“破碎”,无法执行。订完计划后,按下面的标准逐条检查,修改计划:

1.事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗?先处理重要的和紧急的事情,发展型任务优于维持型任务。是否有根本不需要做的事情列入了时间表?你不可能完成每件事情,也不可能把每件事情做得尽善尽美。

2.每天应有用于自省和修订计划的固定时间。如果遗漏了这一部分,请在时间表中补上。

3.对于有截止期的任务,是否有足够的时间在时限内完成?没有处理过的事情往往比你想像中要花费更多时间,为它们留下充裕的时间。

4.把用于生活不同方面的时间分别加总,各部分之间应保持平衡。很多时候,在时间表的各个单项中看不出来的问题,会在合计数字中显示出来。如果某部分明显超过或低于合理的比例,请进行调整。

下面总结了二十个节省时间的方法,请根据你的需要选用它们:

1. 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。

2. 从优先级最高的事物着手。

3. 和拖延做斗争,如果事情重要,从现在开始做。

4. 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。

5. 为自己创造一小时的宁静,哪怕这需要很强的意志力,或者有时不起作用。

6. 找到一个隐蔽的地方,如图书馆或空闲的办公室。

7. 当你有重要的事情要处理时,学会对别人说“不”。

8. 学会委派别人做事。

9. 归纳相似的事情,把它们放在一起处理。

10. 减少例行事务:它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。

11. 避免完美主义。记住80/20 定律。

12. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。

13. 不要把时间表排得满满的,为自己留下一定机动时间应付突发事件。

14. 设置时间限制。例如,做某些决定时,不应超过3 分钟。

15. 聚精会神地做手头的事情。

16. 处理重要事情时,使用大块的时间。

17. 迅速处理困难的事情,等待和拖延不会使它们变容易。

18. 文书工作争取只处理一次。

19. 在行动以前,彻底地思索整件工作。

20. 第一次就做好。

进行时间管理,就好像抛鸡蛋,你要不停地把手中的一只鸡蛋换成另一只,还要保持所有的鸡蛋都不落到地上。要做好抛鸡蛋的动作,需要耐心、毅力、练习和计划。进行良好的时间管理,同样需要这些品质。当鸡蛋越来越多,情况越来越糟的时候,你要有能力控制局面,把握好间隔和规律——这正是时间管理的内容。

工作时,要持之以恒地进行时间管理。你要参加业务会谈,要赶在截止期前完成工作。时间管理的意义不仅在于帮助你达到工作上的目标,它能使你最大程度地发挥自己的作用,并在工作和个人生活之间保持平衡。

 

 
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